Consejos sobre cómo se organiza una oficina

La oficina es el lugar de trabajo de la empresa. Por ello, debe ser un entorno en el que se cree el clima adecuado para incentivar la productividad de los empleados. De ahí que la organización sea tan importante. Pero, ¿Cómo se organiza una oficina?

Hay muchas razones para mantenerla organizada: desde incrementar la productividad, hasta minimizar el estrés del empleado y mejorar el clima laboral. A lo largo de este artículo te vamos a dar algunas de las claves que pueden serte muy prácticas para empezar.

Te puede interesar→ Cómo decorar una oficina.

¿Cómo mantener una oficina limpia y organizada? Consejos que deberías leer.

Para crear un buen ambiente de trabajo es imprescindible saber cómo se organiza una oficina. Toma nota de los siguientes consejos:

1. La definición de los espacios de trabajo.

Empezaremos por organizar la oficina dependiendo de las necesidades de los empleados.

La arquitectura dependerá de cada oficina, pero lo más recomendable es dejar espacio a un lugar principal de trabajo que tenga coherencia con la actividad que se organiza en ella. No solo se trata de que la organización quede bonita, sino también de que sea eficiente.

Una decisión tan sencilla como saber colocar los muebles y objetos que más se utilizan pueden ayudarnos a ahorrar mucho tiempo.

De la misma manera, también deberíamos establecer un sistema de orden lógico para organizar archivadores, carpetas o todo el material de oficina correspondiente.

2. Deshazte de lo que no sea imprescindible.

Una norma básica que debemos cumplir para saber cómo organizar una oficina es la máxima de menos es más. Para cumplirla, tendremos que hacer una revisión de la oficina para eliminar todo aquello que está ocupando espacio, y que no vamos a usar en meses.

Es la premisa básica para poder limpiar en profundidad, sin que nada nos vaya a estorbar durante el proceso.

Por ejemplo, es posible que tengas armarios o estanterías puramente decorativas, y que tan solo se dediquen a acumular polvo. Si te deshaces de ellas, te quitarás mucho trabajo de encima.

3. Contrata a un organizador profesional.

Es cierto que no tiene mucho sentido en el proceso de cómo organizar una oficina pequeña, pero puede funcionar muy bien para las oficinas más grandes.

Estamos hablando de un perfil que se ha puesto de moda en diferentes partes del mundo. Este experto se dedica únicamente a mantener el orden en la oficina, utilizando técnicas de organización avanzadas.

4. Usa archivadores para conseguir orden.

Muchas empresas están dejando a un lado los documentos impresos y se están pasando a la digitalización. Sin embargo, siempre existen algunos documentos que se deben tener impresos por ciertas razones.

Si no se cuenta con el espacio suficiente para ordenarlos, siempre podemos recurrir a archivadores. Estos elementos ayudan a que el despacho esté ordenado y que la documentación esté a la vista y protegida por si la necesitamos.

A mayor tamaño de la empresa, debido a las diferentes directrices legales, más documentos físicos se van a tener que conservar. De ahí que haya empresas que tengan salas enteras dedicadas únicamente al almacén de archivos.

5. Apuesta por la luz natural en tu oficina.

La luz natural en las oficinas tiene mucho que decirnos en la decoración. Colocar las mesas debajo de una ventana es siempre una buena idea, porque genera una sensación de mayor amplitud. Contribuirá a que la luz rebote en ella y en los espacios para parecer que el lugar es mucho más grande.

Pero… ¿Qué ocurre si no tenemos ventanas? En este caso, debes asegurarte de colocar la suficiente cantidad de luminarias como para que la luz llegue a cualquier parte. Para ello, puedes colocar lámparas de pie, de techo, y algunas auxiliares para las mesas de escritorio.

Ten en cuenta que un escritorio bien iluminado se verá mucho más organizado.

¿Cómo organizar una oficina pequeña? Consejos rápidos.

• No cometas el error de pensar que una oficina no requiere de diseño porque sea pequeña. Si es necesario, acude a un experto en el diseño de interiores para que pueda ayudarte a sacarle el máximo partido al espacio.
• Ten mucho cuidado con sobresaturar el espacio. Si añades una cantidad excesiva de muebles y otros elementos, dará la sensación de que los objetos del medio se pueden caer en cualquier momento. Además, se creará una sensación claustrofóbica que no aportará ganas de trabajar.
• Debe existir un equilibrio entre el almacenamiento físico y el digital. Si hay documentos que pueden ser digitalizados, deberíamos llevar a cabo el proceso. Esto nos puede ayudar a liberar espacio que ocuparían con otros muebles o herramientas de trabajo.
• Elige el mobiliario pensando en el tamaño de la oficina y en la ergonomía de cada puesto de trabajo. Como estamos haciendo malabares con el espacio, esto es más importante que nunca.
• Además, recuerda que debería existir algún espacio que contribuyese a resaltar la imagen corporativa de la empresa.

Ten en cuenta estos consejos para saber cómo se organiza una oficina y verás cómo logras potenciar tu productividad y la de tus compañeros.